Da, în anumite situații, factura poate fi suficientă pentru dovedirea creanței. Contează însă conținutul acesteia, modul în care a fost acceptată de debitor și eventualele obiecții formulate.
Există o diferență importantă între o factură emisă unilateral de creditor și o factură semnată sau acceptată la plată de debitor.
Atunci când din semnătura debitorului, din mențiunile înscrise pe document sau din comportamentul acestuia rezultă acceptarea obligației de plată, factura poate constitui o probă importantă a datoriei. În funcție de împrejurări, creanța poate fi dovedită numai prin facturile acceptate de debitor, fără un contract scris separat sau alte documente justificative.
Trebuie însă verificat ce anume a acceptat debitorul. O semnătură care confirmă doar primirea facturii nu echivalează automat cu recunoașterea datoriei sau cu acceptarea tuturor mențiunilor înscrise pe aceasta.
Un asemenea aspect este relevant atunci când relațiile comerciale se desfășoară în baza comenzilor, urmate de livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor și de emiterea facturilor, fără semnarea unui contract pentru fiecare operațiune.
Dacă factura nu este semnată sau acceptată la plată, posibilitatea recuperării creanței nu este exclusă. Pot fi relevante comenzile, dovada livrării produselor sau a prestării serviciilor, documentele de recepție, corespondența dintre părți, plățile parțiale, confirmările de sold și alte înscrisuri care susțin existența obligației de plată.
Prin urmare, o factură neplătită trebuie analizată în contextul relației dintre părți. Acceptarea datoriei de către debitor poate consolida poziția creditorului, însă demersurile de recuperare se stabilesc după verificarea documentelor, a sumei datorate și a scadenței.